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Elektronische Rechnungen und ihre vielsagenden Namen

beach 2459884

Immer mehr Anbieter, große wie kleine, stellen auf elektronische Übermittlung von Rechnungen um. Wenn ich die Gelegenheit zur Umstellung bekomme, nehme ich sie wahr. Allerdings führt das schnell zum Übersichtsverlust, wenn man in seiner elektronischen Ablage die Rechnungen nicht unbenennt.

Beispiel GIS: Der Dateiname Vorschreibung_Teilnehmernummer_xxxxxxxxx.pdf lässt befürchten, dass jede zugesandte Rechnung mit demselben Dateinamen ankommt. Wer seine Rechnungen wie ich in Jahresordnern ablegt, ist gezwungen, sie umzubenennen, um auf einen Blick orientiert zu sein, a) von wem die Rechnung stammt, b) welchen Abrechnungszeitraum sie betrifft.

Zugegeben, alleine die Art der Bezeichnung lässt hier bereits auf den Absender schließen, und meine Rundfunkkennung ist nochmal eine Information für sich. Aber eine Benennung in der Art wie Vorschreibung_Teilnehmernummer_xxxxxxxxx_2015-03-04.pdf würde auf einen Blick darüber Auskunft geben, welchen Abrechnungszeitraum es betrifft. Und mit GIS-Vorschreibung_Teilnehmernummer_xxxxxxxxx_2015-03-04.pdf wäre die Orientierung über Art und Herkunft der Vorschreibung umfassend.

Um zu wissen woher Rechnung-171204.pdf muss ich sie öffnen. Um zu wissen, woher nicname-rechnung-287661.pdf kommt, muss ich nur den Nicname sehen.

Eine für den Empfänger klare Benennung wie Lieferant-Rechnung_2015_01.pdf kann doch nicht so schwer sein?

Ausschließlich hilfreich für den Absender (grade nehme ich mich selbst an der Nase) sind Rechnungen die zwar Rechnungsnummer und Lieferzeitraum mit anführen, aber statt des Lieferantennamens (oder ein Namenskürzel) meinen Namen tragen.

Liebe Versender elektronischer Rechnungen: Dateinamen wie rechnung_xxxx_2015_01_31 mögen dem Überblick in der eigenen Dateiablage dienlich sein, die Übersicht für Ihre Kunden erhöht sich damit aber nicht.

Eine für alle Seiten gut zuordenbare Rechnungsbenennung könnte zum Beispiel so aussehen:
rechnung-lieferant-rechnungsnummer-kunde.pdf
lieferant-rechnung-rechnungsnummer-zeitraum-kunde.pdf
lieferant-rechnung-rechnungsnummer-datum.pdf

Danke für mehr Übersicht in meiner Dateiablage. Ab sofort werde ich dasselbe für meine Kunden tun.

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